Descripción de la oferta
Si te gusta trabajar en un entorno colaborativo y multicultural y buscas impulsar tu carrera profesional, buscamos personas experimentadas y entusiastas para unirse a nuestro estudio multinacional en expansión (clasificado entre World Architecture 100 firm), en Madrid, España.
Buscamos un/a Administrativo/a a media jornada (4 horas al día), que dé soporte a oficina con responsabilidades administrativas. Esta persona será clave para garantizar el buen funcionamiento operativo de la oficina y facilitar la gestión ejecutiva.
Responsabilidades
Funciones Administrativas y Soporte Operativo (50%)
Administración y Office Management: Gestión documental general (archivo digital, orden y mantenimiento de documentación corporativa), atención de llamadas, correos generales y recepción de visitas.
Gestión y coordinación con proveedores internos y externos (mensajería, mantenimiento, limpieza, suministros).
Control y pedidos de material de oficina.
Organización logística de reuniones internas y apoyo a pequeños eventos corporativos.
Soporte a Administración y Finanzas
Gestión y registro de facturas (recepción, revisión básica, clasificación y seguimiento de su aprobación interna).
Control de gastos: actualización de cuadros de seguimiento, revisión de notas de gasto y apoyo en presupuestos.
Coordinación con proveedores: solicitud de presupuestos, resolución de incidencias de facturación y mantenimiento de bases de datos.
Archivo y documentación financiera: digitalización, organización de contratos y soporte en auditorías.
Elaboración de reportes sencillos y apoyo en tareas del cierre mensual relacionadas con gastos y facturación.
Soporte a Recursos Humanos
Gestión documental de altas, bajas y variaciones, incluyendo preparación y envío de información a la asesoría laboral.
Gestión y archivo de documentación de PRL y Health & Safety, asegurando que cada empleado tenga su certificado actualizado.
Coordinación con el servicio de prevención para cursos obligatorios, formaciones y renovaciones.
Preparación De Materiales De Onboarding
Bienvenida y documentación.
Packs de incorporación.
Recepción, custodia y entrega de equipos electrónicos, coordinación con sistemas y mantenimiento del inventario actualizado.
Apoyo en el control de ausencias, vacaciones y registro horario, únicamente a nivel documental.
Requisitos y experiencia
Formación
Formación Profesional, Ciclo Formativo o Grado en Administración, Gestión de Empresas, RRHH o similar.
Experiencia
Entre 2 y 3 años de experiencia en funciones administrativas.
Valorable experiencia previa como Asistente de Dirección/PA.
Experiencia previa en entornos de oficina con multitarea y trato con proveedores.
Valorable experiencia gestionando inventario IT o procesos de onboarding.
Nivel de Inglés = B2.
Competencias
Organización, orden, método y alto nivel de detalle.
Capacidad multitarea y gestión eficaz del tiempo.
Discreción y profesionalidad extrema.
Excelente comunicación interpersonal.
Dominio de Microsoft 365.
Proactividad, autonomía y capacidad de anticipación.
Habilidad para coordinar tareas entre diferentes áreas.
Condiciones
Incorporación: Según disponibilidad.
Jornada: Media Jornada (50%)
Distribución funcional: Administración/Oficina/RRHH
Ubicación: Madrid.
Modalidad: Presencial o híbrida (según política).
Dependencia: Directora.
Location: Madrid, Spain
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