Descripción de la oferta
BACK OFFICE / SECRETARIA/O DE DIRECCIÓN¿Estás en búsqueda de una nueva oportunidad laboral? ¿Cuentas con experiencia como secretaria/o en entornos exigente?¿Te gustaría formar parte de un despacho de abogados consolidado y referente? Si tu respuesta ha sido sí, ¡esta es tu oportunidad!Desde Paul Marlex estamos colaborando con un reconocido despacho de abogados, que actualmente se encuentra en búsqueda de un/a Back Office / Secretaria/o de Dirección para dar soporte directo a varios socios y sus equipos.Oferta dirigida exclusivamente a personas con certificado de discapacidad igual o superior al 33%, cuya situación funcional sea compatible con las tareas propias del puesto y requiera capacidad de comunicación verbal y auditiva para su correcto desempeño.¿Cuál será tu misión en la empresa?Dar soporte integral a 3 socios (áreas Mercantil, Litigación y TMT), asegurando el correcto funcionamiento administrativo, organizativo y operativo del día a día.• Gestión y seguimiento de agendas complejas (reuniones, plazos, viajes, eventos)• Organización de viajes (búsqueda, reservas, coordinación logística)• Soporte en procesos de facturación y seguimiento de cobros• Preparación, formateo y revisión de documentación en Word (plantillas de despacho)• Manejo de Excel (tablas dinámicas, control de datos, soporte administrativo)• Elaboración de presentaciones en PowerPoint• Gestión de bases de datos y actualización de contactos• Búsqueda de información de sociedades y apoyo documental• Envío de documentación (DocuSign, burofax, correo certificado, escaneo)• Organización y preparación de reuniones, congresos y eventos (nacionales e internacionales)• Control de notas de gastos e imputación a clientes• Envío de recordatorios de cobro a clientes (follow-up)• Coordinación con equipos internos y soporte transversal a abogados un sistema de gestión de stock e inventario.¿Qué te podemos ofrecer? • Salario fijo • Contrato indefinido• Horario: De lunes a jueves: 9h – 14h y 14.30h – 18h Viernes: de 9:30h – 14:30h (guardias puntuales un viernes cada 5 semanas)Flexibilidad para gestiones personales. • Modalidad híbrida (1 viernes de teletrabajo cada 2)• Pertenecer a una empresa consolidada líder en su sector• Entorno profesional, dinámico y exigente. ¿Qué necesitamos de ti? • Formación en Secretariado de Dirección, Administración o similar• Experiencia mínima de 4 años en posiciones similares, preferiblemente en despachos profesionales• Nivel alto de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Imprescindible.• Nivel de inglés y catalán alto (imprescindible)• Se valorará conocimiento de alemán• Persona altamente organizada, resolutiva y con atención al detalle• Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples prioridades• Perfil colaborativo, con fuerte orientación al trabajo en equipo• Proactividad, actitud positiva y ganas de aprender• Capacidad para coordinar múltiples interlocutores (socios y equipos)
