Descripción de la oferta
Desde Melt Group buscamos un/a, Administrative Assistant para incorporarse a una firma internacional especializada en propiedad industrial e intelectual, con oficinas en Madrid capital.
La persona seleccionada se incorporará al equipo para proporcionar soporte administrativo y organizativo, asegurando el correcto funcionamiento de las operaciones diarias y colaborando con distintos equipos y oficinas europeas.
Funciones principales:
Gestión de agendas del equipo, anticipando necesidades y ajustando prioridades cuando sea necesario.
Gestión de correos electrónicos, priorizando comunicaciones importantes y asegurando su correcta atención.
Organización de viajes (vuelos, hoteles y logística).
Seguimiento de proyectos, plazos y checklists para garantizar la correcta ejecución de las tareas.
Gestión y actualización de información en el sistema CRM.
Preparación de documentación para clientes: presentaciones, presupuestos y propuestas.
Coordinación con otras oficinas europeas de la firma.
Contacto con proveedores, gestión de material de oficina y mantenimiento de relaciones con los mismos.
Actuar como punto de contacto para cuestiones administrativas o de mantenimiento de la oficina.
Preparación, envío y seguimiento de facturas a clientes.
Gestión de gastos del equipo.
Apoyo administrativo general al departamento.
Manejo de información confidencial con integridad y discreción.
Requisitos mínimos:
Nivel intermedio/alto de inglés (aprox. B2 o superior), con capacidad para mantener conversaciones y gestionar comunicaciones escritas.
Perfil organizado, con capacidad de multitarea y buena gestión del tiempo.
Buenas habilidades de comunicación y trabajo en equipo.
Persona dinámica, resolutiva y con capacidad de adaptación.
Se ofrece:
Contrato indefinido.
Salario en torno a 24.000€ brutos/anuales.
Modelo híbrido de trabajo, con asistencia a oficina 1 o 2 días por semana (se turnan dentro del equipo).
Flexibilidad horaria, con entrada entre 08:00h y 10:00h y salida a partir de 17:00h, según hora de entrada y descanso para comida.
Seguro médico privado y Gympass.
23 días laborables de vacaciones, coordinados con el departamento.
Jornada intensiva durante 13 semanas al año.
Formación inicial en los sistemas internos de la compañía.
Incorporación a una firma internacional consolidada, con posibilidad de desarrollo profesional en un entorno dinámico e internacional.
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