Descripción de la oferta
Misión
Buscamos un/a Asistente de Salas de Reuniones para incorporarse al equipo de Recepción en nuestras oficinas de Madrid. Este puesto a tiempo parcial (lunes a viernes) tiene como objetivo garantizar que todas las salas estén preparadas, limpias y equipadas para ofrecer una experiencia excelente (5*) a empleados, visitas y clientes. Requiere coordinación con los equipos de Recepción y Sistemas, gestión de preparación de salas y soporte en catering y logística en unas oficinas de primer nivel en el centro de Madrid y en un entorno multinacional dinámico.
Funciones del Puesto
Atención al Cliente: Recibir, dar la bienvenida y registrar a los visitantes, clientes y proveedores; dirigirlos a la persona o departamento correspondiente, así como de servir agua, café o alguna infusión.
Correspondencia: Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia y paquetes. Envíos de material corporativo, así como merchandising a todas las delegaciones, además de envíos puntuales solicitados por los diferentes departamentos.
Apoyo Administrativo: Asistir en tareas administrativas como la gestión de agendas, la organización de reuniones, la preparación de documentos incluyendo escaneos, impresiones, fotocopias y gestión de archivo
Mantenimiento de la oficina: Asegurar que el área de recepción y la oficina esté ordenada y presentable en todo momento. Reportar desperfectos o incidencias que necesiten un mantenimiento por parte de algún técnico e informar al personal cualificado o derivar al departamento correspondiente para que pueda ser solventada la incidencia, realizar el seguimiento para su rápida solución.
Apoyo al departamento de Eventos: en todos los eventos que se realizan en la oficina y fuera de ella.
Gestión de stock: inventariado de material y suministros (limpieza, oficina y víveres/bebidas) y asegurar su reposición.
Salas: Gestionar las necesidades de las reuniones, organizar las salas, incluido la preparación de desayunos o almuerzos y su posterior recogida y limpieza. Preparar y mantener las salas de reuniones en óptimas condiciones, asegurando limpieza, disposición adecuada y materiales necesarios. Coordinar con el departamento de Sistemas la configuración técnica y audiovisual, garantizando un funcionamiento óptimo. Organizar agua, café, té y servicios de catering cuando sea necesario, siguiendo los protocolos internos. Supervisar las salas durante la jornada, resolviendo incidencias y escalando necesidades de mantenimiento. Colaborar con Recepción y Sistemas en cambios de última hora o solicitudes especiales.
Requisitos
Buscamos una persona con espíritu joven y dinámico, con elevada capacidad de comunicación, buena presencia, afán de superación y orientación al trabajo en equipo.
La candidata o el candidato deberá disponer de cualidades como:
Puntualidad, Cortesía, Amabilidad, Eficacia, Gran atención al detalle y compromiso con la calidad.
Actitud proactiva y orientada a la resolución de problemas.
Excelentes habilidades de servicio al cliente.
Capacidad para trabajar de forma autónoma y priorizar tareas.
Flexibilidad y adaptación en entornos dinámicos.
Trabajo en equipo
Valorable
Experiencia previa en servicios corporativos similares, hospitalidad u hostelería.
Buenas habilidades de comunicación interpersonal.
Conocimiento básico de sistemas de reservas de salas.
Familiaridad con equipos tecnológicos (pantallas, videoconferencia).
inglés nivel medio.
Capaz de expresarse en otros idiomas.
¿Qué ofrecemos?
Jornada a tiempo parcial.
Contrato laboral indefinido
Retribución fija, a acordar en función de experiencia y formación del candidato
Formación inicial y continua a cargo de la empresa, con apoyo al desarrollo profesional.
Herramientas necesarias para el desempeño
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