Descripción de la oferta
En la oficina de Madrid de DLA Piper buscamos un/a Executive Assistant que quiera unirse a nuestro equipo y ofrecer soporte administrativo y organizativo de excelencia a nuestros socios y abogados.
Principales responsabilidades:
Soporte administrativo
Gestión de agendas, reuniones, llamadas, correspondencia y viajes.
Elaboración y formato de documentación legal, informes y presentaciones.
Gestión y archivo de documentación física y digital.
Apoyo administrativo a abogados y equipos legales.
Soporte financiero y de facturación
Apertura y cierre de clientes y asuntos, verificaciones de conflictos y cumplimiento AML
Seguimiento de gastos y control de horas
Apoyo en la facturación, gestión de fondos de clientes y seguimiento de cobros
Elaboración de informes relacionados con facturación y cuentas pendientes
Soporte a Marketing y Desarrollo de Negocio
Colaboración con el departamento de marketing en la elaboración de propuestas comerciales y organización de eventos.
Mantenimiento de información de clientes, experiencias y directorios legales.
Perfil buscado:
2-3 años de experiencia previa como Legal Executive Assistant o posiciones administrativas similares en entornos de servicios profesionales.
Excelentes capacidades organizativas y atención al detalle.
Nivel alto de inglés y español.
Manejo avanzado de Microsoft Office.
Habilidades de trabajo en equipo y orientación al cliente.
Buscamos una persona proactiva, organizada, resolutiva y capaz de desenvolverse en un entorno dinámico, con interés en desarrollar su carrera profesional dentro de un despacho internacional de primer nivel.
¡Te esperamos!
We are currently seeking a Executive Assistant to join our team at DLA Piper's Madrid office, providing high-quality administrative and organizational support to our partners and lawyers.
Key Responsibilities:
Administrative Support
Manage calendars, meetings, calls, correspondence, and travel arrangements.
Prepare, format, and produce legal documents, reports, and presentations.
Maintain accurate digital and physical filing systems.
Provide administrative support to lawyers and the wider legal team.
Finance & Billing Support
Support client and matter opening and closing processes, including conflict checks and AML compliance procedures.
Assist with expense processing and time-recording reviews.
Support billing activities, client fund administration, and payment follow-up.
Prepare reports relating to billing, payments, and outstanding receivables.
Marketing & Business Development Support
Collaboration with the Marketing department in the preparation of business proposals and the organisation of events.
Maintenance of client information, deal credentials, and legal directory submissions.
Skills & Qualifications
2-3 years of previous experience as a Legal Executive Assistant or in a similar professional services environment.
Strong organizational skills and excellent attention to detail.
Excellent written and verbal communication skills in both English and Spanish.
Advanced proficiency in Microsoft Office, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
Strong teamwork skills and the ability to collaborate effectively across multiple departments.
What are we looking for?
We are seeking a proactive, highly organized, and detail-oriented professional with strong problem-solving abilities and a client-focused mindset. The successful candidate will thrive in a fast-paced environment, demonstrate excellent prioritization skills, and be committed to delivering high-quality work while continuously seeking opportunities for improvement.
This is an excellent opportunity for a motivated individual looking to develop their career within a leading international law firm.
Te informamos que en DLA Piper estamos firmemente comprometidos con la igualdad de oportunidades, con la diversidad e inclusión, contando con una estrategia a nivel local e internacional para la promoción y consolidación de estos valores. Este compromiso marca nuestro plan de actuación en los programas de captación, promoción y desarrollo de talento.
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